KSeF a Jednolity Plik Kontrolny

Kluczowe cechy KSeF i JPK

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, stanowi zbiór różnego rodzaju danych finansowych. Składa się on z ośmiu struktur, a comiesięczny obowiązek przekazywania dotyczy pliku JPK_V7. Stanowi on zatem elektroniczny format raportowania danych finansowych i księgowych w Polsce. Jest on narzędziem wykorzystywanym przez organy podatkowe do monitorowania działalności podmiotów gospodarczych oraz zapewnienia przejrzystości i kontroli w dziedzinie podatków i finansów. Pliki JPK stanowią ważny element polskiego systemu podatkowego i księgowego.

Ministerstwo Finansów, w celu zwiększenia transparentności i skuteczności systemu podatkowego w Polsce, wdrożyło stopniowo od 2016 roku Jednolity Plik Kontrolny – w pierwszym etapie obejmował on wyłącznie duże przedsiębiorstwa, a od 2018 roku stał się obowiązkiem także dla firm o różnych rozmiarach, w tym średnich, małych i mikroprzedsiębiorstw. Jednolity Plik Kontrolny został ustanowiony w art. 193a Ordynacji podatkowej i oznacza elektroniczną postać ksiąg i dokumentów księgowych prowadzonych przy użyciu odpowiedniego oprogramowania, które muszą być udostępnione na żądanie organów podatkowych. Obowiązek dostarczania jednolitych plików kontrolnych dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, obejmując zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak i duże firmy. Nie ma jednak obowiązku składania JPK VAT dla podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług

Warto przy tym także wskazać, że natomiast sam KSeF to system teleinformatyczny, służący m.in. do wystawiania i odbierania faktur VAT. Dane pomiędzy użytkownikami tego systemu są przekazywane w formie elektronicznej. Wprowadza on jednolitą strukturę i formę zawartych w fakturze danych, co będzie pozwalać organom podatkowym na ich gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie oraz bieżące monitorowanie transakcji dokonywanych pomiędzy podatnikami, a w efekcie ma przyczynić się do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczeń VAT.

Zakres danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej będzie szeroki i będzie obejmował elementy obligatoryjne, wymagane ustawą o VAT (w tym w szczególności wszelkie dane niezbędne do rozliczenia VAT z tytułu danej transakcji) oraz szereg pozycji dodatkowych, fakultatywnych określających różnorakie aspekty związane z dokonaną dostawą lub wykonaną usługą (warunki i terminy płatności, odwołanie do umowy, warunki transportu, etc.). Każda kluczowa informacja zawierana w e-fakturze będzie miała swoje dedykowane miejsce w fakturze ustrukturyzowanej, w której powinna być umieszczona. Faktura ustrukturyzowana przesyłana do KSeF generowana jest w formacie xml, zgodnym ze schemą FA(2).

JPK dotyczący VAT

Wobec powyższego, warto skupić się na wzajemnych zależnościach oraz powiązaniach pomiędzy JPK a nowym KSeF-em. Trzeba zastanowić się nad tym, jaki wpływ na to, co już znamy od kilku lat (w ramach JPK) może nam zmienić, poprawić czy też przeszkodzić w funkcjonowaniu KSeF. Pomiędzy tymi dwoma kwestiami zachodzi szereg różnego rodzaju zależności, występują także pomiędzy nimi odpowiednie różnice oraz podobieństwa, które niosą za sobą szereg konsekwencji. Krajowy System e-Faktur i Jednolity Plik Kontrolny są to bowiem dwa różne narzędzia w Polsce, które wprowadzono w celu usprawnienia i zautomatyzowania procesów związanych z rozliczeniami podatkowymi i wymianą dokumentów finansowych.

Z uwagi na to KSeF a JPK to dwie różne inicjatywy, ale są one ze sobą powiązane w kontekście wymiany dokumentów finansowych i rozliczeń podatkowych. Duże znaczenie w tym aspekcie mają JPK dotyczące VAT. Są to dwie główne struktury – JPK_V7M i JPK_V7K (w zależności od częstotliwości składania), składane cyklicznie co miesiąc lub kwartał, obejmują deklarację vatowską i informację o ewidencji VAT (czyli rejestr vatowski).

Natomiast drugi rodzaj plików JPK, które są istotne dla rozliczeń vatowskich, to są pliki fakturowe. Są to pliki JPK_FA – tj. plik przesyłany na żądanie organów podatkowych (gdy organ nas o to poprosi), zawierający informację o określonych fakturach wystawionych przez podatnika (wskazanych w wezwaniu). Może to być dotyczyć kontrahentów, daty faktury czy też innych kryteriów, które to organy podatkowe w takim wezwaniu wskazuje.

W związku z powyższym, mając na względzie krótką charakterystykę oraz opis podstawowych cech obydwu tych narzędzi, istnieje wiele różnych podobieństw oraz różnic pomiędzy nimi, które to zostaną przedstawione na gruncie kolejnych z artykułów.

Reasumując na ten moment, KSeF i JPK stanowią narzędzia, które mają na celu usprawnienie procesów finansowych i podatkowych w Polsce. KSeF umożliwia przedsiębiorstwom elektroniczne wystawianie faktur, podczas gdy JPK jest narzędziem obowiązkowym do raportowania szczegółowych danych finansowych organom podatkowym. Współpraca tych dwóch systemów ma zaś pomagać w zautomatyzowaniu procesów księgowych, zwiększeniu przejrzystości i ograniczeniu ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych.