KSeF – dlaczego teraz, a nie za kilka miesięcy?
Dlaczego teraz zadbać o wdrożenie KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, które ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesów związanych z fakturami ustrukturyzowanymi w Polsce. Dlaczego zatem warto rozważyć wdrożenie KSeF już teraz, zamiast oczekiwać kilku miesięcy? Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych powodów.
Wiele osób może bowiem zastanawiać się nad tym, dlaczego mówimy już o tym teraz (w listopadzie 2023 roku i wcześniej), skoro KSeF ma obowiązywać od 1 lipca 2024 roku dla podatników VAT czynnych, a od stycznia 2025 roku dla podatników z VAT zwolnionych? Przede wszystkim dlatego, że jest to duża rewolucja, która wymaga przeprowadzenia odpowiedniego procesu. Nie są to tylko przepisy prawne i podatkowe, ale także kwestie techniczne i informatyczne, do których podatnicy już dzisiaj powinni się przygotowywać.
Przygotowania powinny rozpocząć wszyscy, a w szczególności duże firmy, duże korporacje, bowiem KSeF to rewolucja, która dotyka nie tylko kwestii podatkowych i prawnych, ale jest to przedsięwzięcie, które może wymagać np. zmiany stanowisk pracy. Zmiany mogą dotyczyć także dostosowania/zmiany umów o pracę pracowników, przeszkolenia pracowników (nie tylko księgowych i działów rachunkowych, ale wszystkich, którzy takie faktury wystawiają) i wiele innych. Jest to zatem duży proces, duża rewolucja, do której już należy zacząć się przygotowywać, mimo ,,deadline’u”, który wypada w lipcu 2024 roku.
Proces ten związany jest także z postępującą informatyzacją oraz e-digitalizacją w życiu codziennym, który to proces ma wpływ na cały system podatkowy. Trzeba zastanowić się nad tym, jak wprowadzimy ten system w naszej firmie, bowiem może to wyglądać inaczej w każdej branży. Jest to takie rozwiązanie, które dotyka nie tylko doradców podatkowych i księgowych, ale każdego ,,zwykłego” podatnika. Możemy bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, wystawiam faktury, a nie korzystam z usług księgowej, faktury wystawiam za pomocą darmowego programu Ministerstwa Finansów. Taka osoba także musi mieć wiedzę o tym, że takie faktury będzie musiała wystawiać, że taki KSeF wchodzi w życie i że jej także regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur będą dotyczyć.
Jest o tyle nowość, że wchodzą w życie faktury ustrukturyzowane w ściśle ustandaryzowanym formacie XML. Mają one określony schemat i mamy już dostępną wersję faktury FA(2), która obowiązuje od września tego roku. Różni się ona od do tej pory dostępnych faktur elektronicznych – ona jest rodzajem takiej faktury, mają do niej zastosowanie przepisy dotyczące faktur elektronicznych, ale z pewnymi zmianami. Obecnie mamy już ustawę o KSeF, jest ona podpisana i raczej nie możemy liczyć na to, że coś się zmieni, że ktoś ten termin wejścia w życie systemu nam wydłuży. To, co mamy jednak teraz to już wystarczająco dużo, by zacząć omawiane przygotowania do skutecznego wdrożenia tego systemu w naszym przedsiębiorstwie.
Połączenie z systemem związane jest także z koniecznością posiadania dostępu do sieci (Internetu). W przypadku wystąpienia awarii Ministerstwo Finansów przygotowało odpowiednie drogi postępowania, jakie należy wdrożyć w razie braku dostępu do sieci czy też ogólnopolskiej awarii systemu. Warto zapoznać się z tymi regulacjami, przygotować testowo takie postępowanie, aby być na to gotowym w chwili faktycznej awarii.
Co nam daje wcześniejsze wdrożenie systemu?
Do tego, wdrożenie KSeF już teraz pozwala firmom dostosować się do obowiązujących przepisów prawa, co eliminuje ryzyko kar i sankcji związanych z niestosowaniem się do wymagań legislacyjnych. Wczesne dostosowanie do nowych regulacji prawnych oznacza, że firma jest przygotowana na ewentualne zmiany i unika ryzyka naruszenia przepisów.
Wdrożenie KSeF już teraz pozwala uniknąć nagłych problemów i opóźnień, które mogą wyniknąć w przypadku czekania do ostatniej chwili. Wczesne dostosowanie się do KSeF pozwala również na spokojne dostosowanie i optymalizację wewnętrznych procesów przed pełnym wdrożeniem. Oprócz tego, skorzystanie z dodatkowego czasu przed pełnym wdrożeniem KSeF pozwala firmie na skrupulatne przygotowanie i wdrożenie środków bezpieczeństwa danych, które mogą być niezwykle istotne w kontekście faktur ustrukturyzowanych.
Poza tym, wdrożenie KSeF już teraz pozwala na spokojne przeszkolenie pracowników, co eliminuje ryzyko późniejszych problemów operacyjnych wynikających z braku znajomości systemu. Wczesne szkolenie pracowników zmniejsza natomiast ryzyko błędów związanych z obsługą nowego systemu. Firma, która wcześnie (już teraz) dostosuje się do KSeF, może też zyskać przewagę nad konkurencją, prezentując się jako firma nowoczesna i dostosowana do zmieniających się warunków.
Podsumowując, wdrożenie KSeF wymaga starannego planowania, dostosowania do potrzeb firmy oraz zaangażowania personelu. Ścisła współpraca z dostawcą systemu oraz bieżące monitorowanie procesów gwarantuje skuteczne i efektywne wykorzystanie nowej technologii, przynosząc wymierne korzyści operacyjne i finansowe.
Wdrożenie KSeF już teraz przynosi również liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu i zasobów, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz bycie przygotowanym dużo wcześniej aniżeli 1 lipca 2024 roku i możliwość skupienia się nad innymi kwestiami związanymi z prowadzeniem biznesu w tym okresie, podczas gdy konkurencyjne firmy mogą dopiero wówczas wdrażać ten system. Przygotowanie się do zmian wcześniej niż inni może również przynieść firmie przewagę konkurencyjną i pozytywnie wpłynąć na jej reputację. Dlatego warto zacząć proces wdrażania KSeF już teraz, zamiast czekać na ostatnią chwilę, zanim będzie już na to nieco za późno.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie Program KSeF PRO
