Czy od zwrotu kosztów za nocleg w delegacji zapłacisz podatek?

Jako pracownik często mamy wiele różnego rodzaju obowiązków wobec pracodawcy, które to dotyczą także kwestii związanych z odbywaniem delegacji służbowych poza nasze stałe miejsce pracy. Delegacje służbowe to częsty element życia zawodowego, a koszty związane z noclegiem są często jednym z głównych aspektów do rozważenia. Pojawia się jednak pytanie – czy od zwrotu kosztów za nocleg przyznanego nam jako pracownikowi (od naszego pracodawcy) w trakcie delegacji zapłacimy podatek?

Nocleg w delegacji

Zasady zwrotu kosztów noclegu w delegacji wynikają z przepisów prawa pracy oraz ewentualnych umów indywidualnych zawartych pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W związku z tym najczęściej pracodawca w przypadku delegacji służbowej w razie dalszych podróży zapewnia swojemu pracownikowi także nocleg. Pracownik powinien zachować rachunki i potwierdzenia związane z noclegiem, aby móc udokumentować poniesione koszty. Noclegi te mogą być pokrywane niejako ,,z góry” przez pracodawcę albo też poniesione tymczasowo przez pracownika, a następnie zwracane mu przez pracodawcę.

Zwrot kosztów za nocleg = podatek do zapłaty?

W ostatnim czasie w tym zakresie został wydany jednak wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 sierpnia 2023 r. (w sprawie o sygn. akt II FSK 270/21), który to dotyczył pokrywania świadczeń związanych z delegowaniem pracowników do innego państwa UE jako niestanowiące ich przychodu. Najważniejsza teza, jaka płynie z tego orzeczenia to stwierdzenie, iż zapewnienie pracownikom delegowanym usług zakwaterowania i podróży leży wyłącznie w interesie pracodawcy delegującego pracownika z terytorium Polski do innego państwa UE, a nie pracowników delegowanych.

Dodatkowo, w ocenie NSA zapewnienie pracownikowi oddelegowanemu zakwaterowania i transportu za granicą nie generuje u niego dodatkowych dochodów. Jest to kluczowy wyrok, prezentujący zupełnie inne stanowisko niż dotychczasowe poglądy sądów i organów podatkowych. Dotychczasowy pogląd zakładał, że koszty związane z oddelegowaniem pracownika do pracy (takie jak zakwaterowanie) stanowiły jego dochód.

Orzeczenie jest precedensowe, ponieważ stoi w kontrze z dotychczasową, niekorzystną dla podatników, linią orzeczniczą w temacie przychodu delegowanych pracowników (stosowaną od 2018 roku). W sprawie, która była poddana rozpatrzeniu, firma świadczyła usługi w ramach swobody świadczenia usług na terenie Unii Europejskiej. Pracownicy byli delegowani na podstawie aneksów do umów o pracę. Firma zastanawiała się, czy bezpłatne zakwaterowanie pracowników za granicą w czasie delegacji wpływa na ich przychody z tytułu pracy.

Naczelny Sąd Administracyjny w uzasadnieniu stwierdził, że delegacja i oddelegowanie, choć podobne, to jednak nie tożsame pojęcia. Delegacja to krótkotrwałe wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, na przykład wyjazd na szkolenie czy też spotkanie z klientem poza siedzibą firmy. Natomiast oddelegowanie oznacza czasowe przeniesienie miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych, jak na przykład przeniesienie pracownika firmy budowlanej do innego miasta lub kraju, aby wykonywał pracę na zlecenie klienta. W konsekwencji według NSA, świadczenia z tytułu noclegu i transportu podczas oddelegowania pracowników nie podlegają opodatkowaniu.

NSA stwierdził, że koszty ponoszone na zapewnienie noclegu i transportu delegowanemu pracownikowi są faktycznie pokrywane przez pracodawcę, a nie pracownika. Te świadczenia są wykorzystywane przez pracownika w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Z tego powodu nie ma podstaw do opodatkowania ich podatkiem dochodowym. W omawianej sytuacji NSA poparł także argumentację spółki, która porównała delegowanie pracowników, zwłaszcza na krótki okres, do podróży służbowych. Dlatego też świadczenia zapewnione pracownikowi nie są traktowane jako część wynagrodzenia i nie stanowią podstawy do opodatkowania podatkiem dochodowym.

Sąd podkreślił także, że przepisy unijne mają pierwszeństwo przed krajowymi, więc jeśli te przepisy wskazują, że przychód z tego tytułu nie powstaje, to nie można na gruncie krajowego prawa podatkowego twierdzić inaczej. NSA w uzasadnieniu wielokrotnie odwoływał się do przepisów unijnych, a zmiana utrwalonej linii orzeczniczej może być korzystna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu Rejestracja IKiDP