Rozpoczęcie komunikacji z KSeF

Krajowy System e-Faktur wprowadza szereg nowych zadań i obowiązków dla firm w Polsce. Wymaga to dostosowania systemów, szkoleń pracowników, zachowania zgodności z formatem e-faktur, zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz monitorowania procesów związanych z e-fakturowaniem. Stałe śledzenie zmian w przepisach i dostosowywanie procedur do nowych wymogów stanowią kluczowe elementy prawidłowego funkcjonowania w ramach KSeF i warto zacząć już teraz, zamiast na krótko przed lipcem 2024 roku.

Szerszego omówienia wymaga piąty z siedmiu kroków wskazanych w ramach procedury wdrożenia KSeF w przedsiębiorstwie. Dotyczy on rozpoczęcia komunikacji z KSeF. Obejmuje on przede wszystkim wdrożenie i przetestowanie wybranego rozwiązania technologicznego. Przygotować do wdrożenia można się z kilku różnych perspektyw – możemy być małym przedsiębiorcą (do 20 osób, wówczas nie powinno być to aż tak skomplikowane) albo możemy być większym przedsiębiorcą (taki proces może tam trwać od nawet 3 do 9 miesięcy, jeśli chodzi o samą konkretną pracę w tym zakresie).

Należy zwrócić tutaj uwagę, że Ministerstwo od przyszłego roku planuje kampanię marketingową, która będzie wychwalała zalety KSeF i wszystkie pozytywne kwestie z tym związane. Wdrożenie KSeF to nie tylko bowiem komplikacja, a jest tam kilka rozwiązań, które faktycznie mogą być korzystne i ułatwić życie. Szczególnie małym podatnikom – nie chodzi tutaj o podatników, którzy wcale nie używają komputerów i nie wystawiają tak faktur, bowiem tym osobom wprowadzenie KSeF na pewno nie ułatwi życia. Natomiast osoby nieco bardziej zaznajomione z branżą IT bądź osoby z tej branży – to dla tych osób te wszystkie plusy będą bardziej widoczne. Będą oni także prawdopodobnie zainteresowani tym, aby po prostu z tych wszystkich plusów skorzystać.

Aplikacja podatnika

W przypadku małego podatnika, który wystawia kilka faktur miesięcznie (mogą oni je wystawiać nawet w Wordzie czy też w Excelu), to dla tego typu firmy nawet taka aplikacja jak Aplikacja podatnika będzie czymś, co prawdopodobnie w istotny sposób zmniejszy ilość potrzebnej pracy i odciąży te osoby, które do tej pory realizowały te zadania. W małej firmie (spółki do 20 osób) wdrożenie takiego KSeF możliwe jest nawet w przeciągu 10 dni, zwłaszcza u osób, które mają już podstawową wiedzę z zakresu KSeF. Związane jest to jednak z licznymi zmianami, także w zakresie oprogramowania oraz zmian dostawców. Może to objąć także naukę nowego systemu i liczne testy.

Dla małych firm, np. jednoosobowych, które używają już oprogramowania mającego integrację z KSeF, to dla nich będzie to jeszcze prostsze, bo prawdopodobnie wystarczy po prostu kliknięcie przycisku wysyłki danej faktury także do KSeF i sprawa będzie w tym zakresie załatwiona. Jest także Aplikacja podatnika, która dla naprawdę małych podatników może być przydatna. Jest ona przeznaczona głównie do testowania KSeF, do sprawdzania uprawnień, do np. tego, aby zapoznać się ze schemą FA(2), bo tutaj można generować i pobrać fakturę w postaci pliku XML. Można także pobrać fragment faktury na poszczególnym etapie i sprawdzić jak to działa. Możemy także wysłać fakturę wystawioną w tej aplikacji, zaimportować plik, nadać/odebrać uprawnienia w wersji testowej, pobawić się tymi uprawnieniami, zobaczyć w jaki sposób to funkcjonuje. Dzięki temu mamy też pewność, że wszystko rozumiemy i będziemy wiedzieć, jakie działania będą miały jakie skutki. Jest to jednak rozwiązanie głównie dla małych podatników.

Aplikacja podatnika przewidziana jest dla małych podatników i jednostek samorządowych. Jest ona przydatna w trakcie testów i w procesie integracji. Może być skutecznym narzędziem w przypadku awarii systemu ERP. Do tego, warto wskazać, że MF zapowiada powstanie aplikacji mobilnej.

Pozostałe kwestie

W przypadku większych przedsiębiorstw konieczne będzie przeprowadzenie integracji z KSeF w postaci odpowiedniego modułu w systemie księgowym. Mając już dane oprogramowanie trzeba zorientować się, czy posiada ono moduł KSeF, a jeśli tak, to czy nie wiąże się to z koniecznością dokupienia np. dodatkowych licencji. Często bywa tak bowiem w praktyce, że dostawcy za dodatkowe funkcjonalności wymagają dodatkowych opłat albo podnoszą ceny dla podstawowego pakietu. To, na co warto zwrócić uwagę to też fakt, czy dany dostawca oferuje w standardzie wsparcie dla sytuacji awaryjnych (kiedy KSeF nie działa, są na to specjalne procesy wskazane przez Ministerstwo). Część dostawców nie oferuje tego w standardzie i może to być także dodatkowo płatne.

Podobnie jest w przypadku kodów QR i ich generowania – to może mieć znaczenie przy porównywaniu różnych ofert firm. Na pierwszy rzut oka coś może wydawać się tańsze, ale później okazuje się, że ma o wiele mniejszą funkcjonalność. Trzeba jednak przy tym pamiętać, że nie każdemu jest to potrzebne – nie każdy potrzebuje generować QR kody czy też wspierać procesy awaryjne. Jeśli dla kogoś to, czy wystawię fakturę dziś, jutro czy za 2 dni nie jest kłopotem, to nie musi się przygotowywać na taką ewentualność. Inaczej wygląda zaś sytuacja w przypadku podmiotów, które wystawiają setki faktur dziennie i nie mogą sobie pozwolić na kilkudniowy przestój. Nie wszystkie rozwiązania są zatem dla wszystkich.

Brać pod uwagę należy także mapowanie danych do faktury FA(2), które będziemy musieli po swojej stronie wykonać, chyba że jesteśmy małym podatnikiem, w przypadku którego dostawca oprogramowania działa w tym wypadku niejako za nas. Natomiast jeśli jesteśmy nieco większym podatnikiem, to prawdopodobnie będziemy musieli poznać tę schemę, dowiedzieć się jakiego typu pola tam są i zwrócić uwagę na pola fakultatywne, gdzie możemy umieszczać dodatkowe informacje my oraz nasi kontrahenci, tak aby w pełni wykorzystać automatyzację, którą KSeF nam umożliwia. Jeśli obecnie mamy wiele adresów mailowych i tam przychodzą różne faktury, to od momentu uruchomienia KSeF te faktury nie będą przychodzić na maila i musimy stworzyć sobie jakiś system, że dana faktura będzie trafiać tutaj, a inna w inne miejsce. Wymaga to wdrożenia odpowiednich rozwiązań w KSeF, zwłaszcza w zakresie wpisywania odpowiednich informacji w pola fakultatywne, co także prawdopodobnie trzeba będzie ustalić z naszymi kontrahentami.

Reasumując, komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur to proces wymagający dokładności i zrozumienia wymagań technicznych i prawnych. Ważne jest, aby być świadomym nowelizacji w przepisach dotyczących e-faktur oraz ewentualnych zmian w procedurach w KSeF. W przypadku wątpliwości lub pytań technicznych związanych z rozpoczęciem komunikacji z KSeF, zawsze warto skonsultować się z ekspertami w tym zakresie.

Więcej informacji o KSeF w Newsletterze KSeF PRO – dołącz Newsletter KSeF PRO