Integracja systemu ERP z obiegiem faktur w KSeF

Integracja systemu ERP – sprzedaż

Integracja systemu ERP z obiegiem faktur i akceptacją w Krajowym Systemie e-Faktur jest kluczowym krokiem dla firm dążących do efektywnego przesyłania faktur elektronicznych. Integracja systemu ERP z obiegiem faktur w KSeF będzie raczej prosta, jeżeli chodzi o samą sprzedaż. Integracja systemu ERP, z obiegiem faktur i akceptacją w zakresie sprzedaży niesie za sobą jednak następujące pytania:

1. Czy firma zamierza rozpocząć wystawianie faktur w KSeF przed 1 lipca?
2. Czy wystawianie faktur odbywa się w tylko jednym narzędziu?
3. Czy jest dokumentacja procesu wystawiania faktur?
4. W jaki sposób są wysyłane załączniki do faktur sprzedażowych?
5. Czy faktury mają być wystawiane w czasie rzeczywistym?
6. Jakie fakultatywne informacje znajdują się obecnie na fakturach sprzedażowych?
7. Jak do tej pory wystawiane były faktury elektroniczne?
8. Czy są faktury B2C?
9. Czy są rozliczane koszty pracownicze?
10. Czy system ERP obsługuje wiele krajów?
11. Czy mam prawo wprowadzać zmiany do systemu ERP?

Pierwszym krokiem jest zrozumienie wymagań technicznych KSeF i sposób, w jaki system ERP może być zintegrowany z tym systemem. Obejmuje to m.in. kwestie takie jak formaty plików czy też aspekty dotyczące zabezpieczenia danych. W tym celu przeprowadź analizę obiegu faktur w systemie ERP. Zidentyfikuj obszary, które będą musiały zostać dostosowane do zgodności z KSeF, w tym generowanie faktur, przechowywanie danych i procesy akceptacji. Następnie na podstawie wymagań KSeF, dokonaj dostosowania systemu ERP do spełnienia tych wymagań. To może obejmować konfigurację systemu w celu generowania e-faktur w odpowiednim formacie i zapewnienia odpowiednich danych wymaganych przez KSeF.

Integracja systemu ERP – zakupy

W przypadku zakupów zwykle dzieje się trochę więcej – bardzo rzadko jest tak, że faktury po prostu wpadają i ktoś za nie płaci. W małych firmach być może tak jest, gdzie tych faktur kosztowych jest kilkadziesiąt w miesiącu, natomiast jeżeli tych faktur jest kilkaset, to wtedy ktoś już sprawdza, czy są one zasadne i zanim zapłaci, to upewnia się, czy jest to taka faktura, za jaką trzeba zapłacić czy jest to jakaś próba oszustwa. Większe podmioty już teraz zwykle mają odpowiednie oprogramowanie, które ułatwić ma nam akceptację dokumentów. Istotne jest, aby nasze rozwiązanie do KSeF wpasowało się w ten obieg, żebyśmy nie musieli tworzyć nowego obiegu. Na pewno nie będzie to rozwiązanie 1:1, ale dobrze jest zachować to, co mamy. Z pewnością warto zachować wszystkie elementy związane z OCR dokumentów, to wszystkie te rozwiązania przestaną nam być potrzebne, bowiem wszystkie faktury nie będą przychodziły nam w formie, która potrzebuje zamiany obrazu na tekst. To z dnia na dzień przestaje być nam konieczne, chyba że mamy faktury od dostawców zagranicznych – tam część tych faktur będzie przechodziła tymi starymi procesami.

Dlatego tak ważne jest, aby nowy proces wpasował się w istniejący, abyśmy nie mieli dwóch funkcjonujących obok siebie procesów. W najgorszym rozwiązaniu byłoby tak, że będziemy pobierać faktury z KSeF, generowali PDF z nich, drukowali i wprowadzali papierowy obieg dokumentów (dla tych, które ze swojej natury są elektroniczne). Warto zatem prześledzić te procesy które są i dobrać takie rozwiązanie, żeby do tych procesów się ono nam dopasowało.

Warto też zastanowić się, czy posiadamy procesy związane z samofakturowaniem, czyli procesy, kiedy to role przy fakturze są odwrócone. W procesie samofakturowania to mój dostawca wystawia fakturę w moim imieniu i dostarcza danej osobie towar. Jeżeli taki proces posiadamy, to KSeF wspiera takie procesy i możemy dostosować nasze rozwiązania tak, aby wykorzystać te dobrodziejstwa, które KSeF za sobą niesie.

Trzeba jednak pamiętać, że w KSeF nie ma żadnej akceptacji – jeśli zdecydujemy się na procesy samofakturowania oparte o KSeF, to te faktury będą wystawiane w naszym imieniu. Jedyne na co mamy wtedy wpływ to to, kogo do tego upoważnimy. Jeżeli upoważnimy do tego daną firmę, to te przedsiębiorstwo będzie mogło wystawiać faktury na siebie i nie będziemy mogli odrzucić tych faktur. Z uwagi na to warto pamiętać, że takie rozwiązanie i takie ograniczenie tutaj występuje.

Natomiast integracja systemu ERP, z obiegiem faktur i akceptacją w zakresie zakupu niesie za sobą następujące wyzwania oraz pytania:

• Analiza działania obecnego systemu obiegu dokumentów.
• Decyzja o sposobie integracji:
  • Wysyłać pliki XML do systemu obiegu dokumentów?
  • Wysyłać wizualizację faktury do systemu obiegu dokumentów?
  • Wysyłać obie formy?
• Czy występują procesy samofakturowania?
• Jak są obecnie dostarczane załączniki do faktur zakupowych?
• Jakie fakultatywne informacje znajdują się obecnie na fakturach zakupowych?

W tym zakresie także istotne są testy – przed pełnym wdrożeniem dokonaj testów integracji, aby upewnić się, że system ERP komunikuje się poprawnie z KSeF. Sprawdź, czy generowane e-faktury są zgodne z wymaganiami i czy proces akceptacji działa poprawnie. Po wdrożeniu, regularnie monitoruj zaś integrację i utrzymuj system w odpowiedniej kondycji, zapobiegając ewentualnym problemom z komunikacją lub zgodnością.

Integracja systemu ERP z obiegiem faktur i akceptacją w KSeF stanowi zatem kompleksowy proces, który wymaga dokładnego zrozumienia wymagań technicznych, dostosowania systemu oraz przeprowadzenia testów przed pełnym wdrożeniem. Skuteczna integracja pozwala firmom na sprawną wymianę e-faktur zgodnych z KSeF, co może znacząco usprawnić procesy księgowe i podnosić efektywność działania przedsiębiorstwa. Integracja z systemem ERP może być realizowana na rożne sposoby.

Przyjrzyj się dostępnym rozwiązaniom Technologia KSeF – Integracja KSeF