Wysyłka wsadowa i interaktywna w KSeF
W zakresie KseF i jego bezpieczeństwa, a także rodzajów wysyłki mamy do dyspozycji dwie możliwości – wysyłkę wsadową i interaktywną. Jeśli chodzi o wysyłanie faktur, to możemy wszystkie faktury, które chcemy w danym momencie wysłać, zebrać w jedną paczkę i taką jedną dużą paczkę wysłać do KSeFu (wysyłka wsadowa). Ta metoda może się wydawać stosunkowo korzystna, chociażby dlatego, że wtedy datą wystawienia wszystkich tych faktur jest ta data, kiedy ta paczka trafia do Ministerstwa. Natomiast podstawową wadą tej metody jest to, że jeżeli w tej paczce mamy przynajmniej jedną błędną fakturę, to wtedy cała paczka jest nieważna. Wówczas musimy wydobyć te faktury z paczki, znaleźć tą nieprawidłową fakturę, poprawić, znowu je spakować, podpisać i wysłać.
Jest to pierwsza podstawowa wada, natomiast ten tryb posiada też inną wadę. Na dzień dzisiejszy, aby wysłać w ten sposób faktury muszą one być podpisane. Wobec tego musimy fizycznie siedzieć przy komputerze mając pieczęć albo podpis, bądź (jeżeli mamy elektroniczną pieczęć w wersji E lub podpis elektroniczny w wersji E, czyli dostępny bez obecności danej osoby), to możemy zintegrować nasz system z dostawcą, który tą tożsamość potwierdza. Wówczas taka wada przestaje już być dla nas dotkliwa. Trzeba jednak pamiętać, że jest to także rozwiązanie znacznie droższe, więc w tym przypadku działania to podobnie, jak w przypadku wysyłania plików JPK – najpierw trzeba podpisać i dopiero można wysyłać.
Natomiast wersja druga nazywana jest metodą interaktywną. W tym przypadku za pomocą sesji interaktywnej nasz system (najczęściej ERP czy też system księgowy) otwiera daną sesję i w ramach takiej sesji wysyła do systemu faktury jedna po drugiej. Jednakże taka sesja może trwać bardzo długo. Grunt natomiast, żeby pomiędzy poszczególnymi wysłaniami nie upłynęło więcej niż dwie godziny, bo inaczej Ministerstwo zamknie taką sesję. Nie stanowi to jednak aż takiego problemu w praktyce, bowiem można tworzyć następną sesję i dostawać kolejne faktury za jakiś czas. To rozwiązanie ma tą zaletę, że może być używane bez jakichś specjalnych dodatkowych kosztów po naszej stronie. Działa ono także w sposób nienadzorowany, czyli system informatyczny działa, wtedy kiedy my śpimy, idziemy na kawę czy też lunch. Wówczas system cały czas może wysyłać i odbierać faktury za pomocą tokena.
Dodatkowo, jeżeli chcemy odbierać faktury to nie ma innej metody niż odbieranie ich za pomocą sesji interaktywnej więc, tak czy inaczej, ta metoda jest dla nas niezbędna i będziemy musieli z niej skorzystać. Przy samej formie wysyłki mamy tutaj dwie możliwości. Jeżeli w trakcie takiej otwartej sesji wyślemy na przykład 1000 faktur i jedna z tych faktur będzie nieprawidłowa – to tylko ta jedna faktura nie wejdzie do systemu i od razu dostaniemy informację o tym, czy ta faktura weszła, czy też nie. Nawet jeśli minie trochę czasu to i tak tylko ta jedna faktura, która została błędnie wygenerowana zostanie odrzucona, a pozostałe faktury przejdą jeśli były wystawione prawidłowo i zapisane w systemie, więc to jest dużą zaletą.
Natomiast wadą tej metody jest przede wszystkim to, że istnieje ograniczenie co do wielkości faktury. Jest to około 1 MB na dokument, jeżeli wysyłamy w formie niezaszyfrowanej. W formie zaszyfrowanej mamy 50% więcej limitu, natomiast same szyfrowanie powoduje, że dokument ,,puchnie” objętościowo, więc tak naprawdę jest to mniej więcej podobna waga takiego dokumentu. Jeżeli mamy faktury, które mają bardzo dużo pozycji bądź bardzo dużo treści (np. w polach nieobligatoryjnych), to może się zdarzyć, że będą takie faktury, które po prostu tą metodą nam nie wejdą, gdyż będą one zbyt duże i KSeF nam je odrzuci przy próbie wysyłania.
To jest w zasadzie jedyna wada, która jest widoczna na pierwszy rzut oka. Wada może jeszcze ewentualnie dotyczyć kwestii z datami faktury, jeżeli będziemy je wysyłać na przełomie dni. Wobec tego może się zdarzyć, że jeżeli dana faktura jest wysyłana dzisiaj 23:59, ale wejdzie do KSeF-u dnia następnego, np. dopiero o 00:01 – wówczas przestawi się nam data o jeden dzień do przodu. Wydaje się jednak, że można łatwo się przed tymi sytuacjami zabezpieczyć – oczywiście pod warunkiem, że tych faktur nie mamy ogromnej ilości.
Należy bowiem wziąć pod uwagę też to, że jednak każda faktura jest przez pewien czas przetwarzana przez Ministerstwo. Na dzień dzisiejszy pojedynczy dokument w tej sesji interaktywnej przetwarza się około 20 sekund, wobec czego przy dużej liczbie faktur, jeżeli wszystko będziemy chcieli zrobić pod koniec dnia, może nam po prostu nie starczyć na to czasu. Dlatego warto jest rozważyć przy dużej ilości faktur taką wysyłkę natychmiastowo online, czyli bezpośrednio po wystawieniu faktur, bądź w jakichś okresach/cyklach. Natomiast nie powinno to nastąpić raz dziennie pod koniec dnia, tylko kilka razy dziennie tak, żeby mieć możliwość jeszcze przed tą północą zdążyć i nie troszczyć się o to, że z jakiegoś powodu może nam data w danej fakturze się po prostu automatycznie zmienić.
Bezpieczeństwo w KSeF
W kontekście KSeF warto zastanowić się także nad kwestiami bezpieczeństwa i gdzie w tym zakresie leży problem. Obecnie jeszcze do końca roku możemy wysyłać te faktury mailem czy też w drodze elektronicznej oraz innych formach i na ten moment wszystko działa prawidłowo i jakoś nikt specjalnie nie widzi tutaj problemu z bezpieczeństwem. Natomiast w momencie, kiedy pojawi nam się system KSeF, to pojawi się kolejny ,,gracz na rynku” i obecny będzie dodatkowy system. System ten ma swoje mechanizmy autoryzowania użytkowników i to powoduje, że przez przypadek na przykład możemy komuś udostępnić nasze uprawnienia (naszą metodę autoryzacji komuś ujawnić i ktoś w naszym imieniu będzie mógł się zalogować do systemu, wystawić dokument i spowodować, że będziemy mieli do zapłacenia dużą kwotę podatku, bądź będzie mógł podejrzeć faktury, które otrzymaliśmy czy też wystawiliśmy).
Wówczas taka osoba dowie się dosyć dużo informacji na temat naszej działalności. Pojawia się więc pytanie więc jak tutaj się zabezpieczyć, jak żyć tym problemem i gdzie ten problem tak naprawdę jest. Jest to związane z tym, że organizacja staje się uczestnikiem sieciowego środowiska wymiany danych między przedsiębiorstwami. Wiąże się to także z metodami uwierzytelniania w KSeF, które zostaną omówione w kolejnym artykule z tej serii.
Dołącz do Programu „KSeF PRO” i wejdź bezpiecznie z nami do KSeF – Program “KSeF PRO” dla działów księgowych i biur rachunkowych
