KSeF 3 – 2 – 1 Start!

KSeF – kiedy start?

Gotowi do startu? Pomimo tego, że obowiązkowy KSeF dla większości podmiotów wchodzi w życie dopiero za kilka miesięcy, to warto już teraz się do tego odpowiednio przygotować. Przede wszystkim na początku kluczowe jest zrozumienie odpowiednich wymagań prawnych w stosunku do Krajowego Systemu e-Faktur. Warto zapoznać się z aktualnymi przepisami dotyczącymi tej nowości w Polsce czy też skonsultować się ze specjalistą w zakresie podatków, aby uzyskać kompleksową wiedzę na temat obowiązujących przepisów i wymagań.

Przed startem przeprowadź także analizę wewnętrzną, aby ocenić, czy Twoja firma jest gotowa do wdrożenia systemu e-faktur. Zidentyfikuj obszary, które mogą wymagać dostosowania, takie jak procesy księgowe, systemy informatyczne i umiejętności pracowników. Jeśli chcesz skorzystać w tym zakresie z usług podmiotów zewnętrznych, to zidentyfikuj i wybierz oprogramowanie do obsługi faktur ustrukturyzowanych, które spełnia wymagania KSeF i jest zgodne z przepisami prawnymi. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest kompatybilne z istniejącymi systemami używanymi w firmie.

Przed pełnym wdrożeniem przeprowadź testy systemu e-faktur. Sprawdź, czy wszystkie funkcje działają poprawnie, a także zweryfikuj, czy system integruje się z innymi systemami w organizacji. Do tego, skoncentruj się na zagadnieniach związanych z bezpieczeństwem danych. Upewnij się, że wszystkie przesyłane faktury ustrukturyzowane są bezpieczne i zgodne z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.

Do uniwersalnych rad w tym zakresie można zaliczyć także to, abyś zorganizował szkolenia dla pracowników dotyczące obsługi nowego systemu e-faktur. Upewnij się, że są oni świadomi zmian i potrafią efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Ponadto, w razie potrzeby  poinformuj kontrahentów o zmianach i ustal z nimi kwestie dotyczące np. przesyłania faktur ustrukturyzowanych w przypadku awarii systemu.

KSeF – podstawy. Co warto wiedzieć?

Od 1 lipca 2024 r. zacznie w pełni działać Krajowy Systeme-Faktur (KSeF) dla podatników VAT czynnych. Jest to dość duża rewolucja, na którą warto się przygotować już w tej chwili, tak aby nie zostawiać tego na ostatnią chwilę. KSeF przeobrazi znany dzisiaj obieg faktur i będzie obowiązkowy dla każdej firmy. Wymaga on przeprowadzenia pewnego procesu – to nie tylko kwestie podatkowe, ale także techniczno-informatyczne. KSeF to wiele zmian w procedurach oraz rozwiązaniach technologicznych. KSeF będzie miał także niebagatelny wpływ na cały system podatkowy. Przed nami sporo decyzji do podjęcia i zmian do przeprowadzenia.

Jeśli chodzi o najważniejsze punkty związane z telegraficznym skrótem dotyczącym KSeF-u i określeniem jego najistotniejszych cech, to warto wskazać na to, iż:

• e-Faktury będą miały ustrukturyzowany, ściśle ustandaryzowany format (format *.XML).
• Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF oraz za otrzymaną w dniu przydzielenia przez ten system numeru identyfikującego. Wyjątek stanowią faktury awaryjne (awaria systemu).
• W przypadku awarii po stronie KSeF lub organizacji, istnieje możliwość wystawienia faktury papierowo lub elektronicznie, oraz przesłanie dokumentu do KSeF w ciągu kolejno do 7. dni i 1. dnia od wystawienia faktury za pomocą dedykowanego API.
• System KSeF będzie walidował fakturę względem poprawności ze schemą XSD.
• Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
• Dokonując płatności dotyczącej faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem rachunku bankowego, czynny podatnik VAT będzie obowiązany do podania numerów identyfikujących te faktury w KSeF.
• KSeF nie będzie przyjmował załaczników do faktur (ani po stronie sprzedażowej ani zakupowej).

Przed nami zatem sporo decyzji do podjęcia i zmian do przeprowadzenia, wobec czego trudno wyobrazić sobie, aby te zmiany zacząć wprowadzać dopiero np. od czerwca przyszłego roku, gdyż wtedy może być już na to za późno, aby w czas wystartować z pełni sprawnym systemem dotyczącym wysyłania faktur do KSeF.

Pojawia się także pytanie – kto będzie korzystać z KSeF i jaki jest jego zakres podmiotowy? Z KSeF będą korzystać:

1. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, posiadający siedzibę na terytorium Polski.
2. Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
3. Podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, posiadający na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT.

Jeśli chodzi o szczególne przypadki związane z KSeF to warto wskazać na wyłączenie z KSeF faktur wystawianych dla osób fizycznych (B2C), a także należy pamiętać o odroczeniu obowiązku stosowania KSeF o pół roku, które to odroczenie odnosi się do tzw. małych podatników zwolnionych z VAT. Mimo tego, te podmioty także powinny już rozpocząć przygotowania do wdrożenia tego systemu w swoich przedsiębiorstwach.

Wdrożenie KSeF może wraz z biegiem czasu przynieść przedsiębiorstwom liczne korzyści, zarówno operacyjne, jak i finansowe. Ma to być także narzędzie w rękach Ministerstwa Finansów, pozwalające na bieżące kontrolowanie podatników. Rozpoczęcie działań w tym zakresie już dzisiaj zminimalizuje zaś ryzyko problemów związanych z późnym dostosowaniem się do nowego systemu.

Podsumowując, pamiętaj, że wdrożenie KSeF to proces, który wymaga staranności i zaangażowania zespołu. Działania te pomogą zminimalizować zakłócenia w codziennych operacjach firmy i zapewnią skuteczne korzystanie z systemu e-faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zadbaj o to już teraz i zacznij z nami swoje przygotowania do wdrażania systemu KSeF!

Więcej informacji o KSeF w Newsletterze KSeF PRO – dołącz https://platforma.ikidp.pl/ksef/newsletter-ksef-pro/