Integracja z KSeF w postaci modułu w systemie księgowym
Szkolenia i testy
Przy rozpoczęciu komunikacji z KSeF, poza wdrożeniem systemu i przygotowaniem wszystkiego, należy także odpowiednio przeszkolić pracowników/użytkowników. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa to może trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni, są bowiem firmy różnych wielkości. Jak już mamy te kroki przećwiczone, możemy zrobić próby w środowisku testowym. Wysyłamy pierwsze zanonimizowane dokumenty, bo nie chcemy, żeby wszyscy widzieli dane naszych faktur, zatem nie wysyłamy tam prawdziwych faktur do środowiska testowego.
Jeśli te testy na środowisku testowym uda się przeprowadzić, to możemy przejść do środowiska demonstracyjnego, które już jest nieco lepiej chronione, zatem można tam zweryfikować czy nasza pieczęć/podpis elektroniczny dobrze działa. Tam również nie wysyłamy prawdziwych dokumentów, raczej zanonimizowane, bo te środowisko nie jest przystosowane do wysyłania prawdziwych dokumentów i nikt nie odpowiada za ich ochronę oraz ochronę danych w nich zawartych.
Jeśli mamy to przećwiczone, to możemy zacząć wystawiać faktury na prawdziwym systemie. Najlepiej jeszcze dużo wcześniej przed lipcem 2024 roku. Możemy wybrać nawet 1, 2, 3 klientów, dla których możemy takie operacje przeprowadzić. Nie musimy mieć zgody, aby wysłać fakturę do KSeF, ale musimy mieć zgodę od kontrahenta wtedy, jeśli jest to jedyna droga wysyłania faktur przed 1 lipca 2024 roku do tego podmiotu. Możemy wówczas z konkretnymi kontrahentami umówić się na takie działania, uzyskać jego zgodę i wysyłać mu faktury za pomocą KSeF.
Do innych kontrahentów możemy także wysyłać faktury w drodze KSeF, ale dostarczać im je także w drodze dotychczasowej. Tutaj warto porozumieć się z kontrahentem i nie robić tego bez porozumienia z nim. Może być tak, że dana osoba już korzysta z KSeF i otrzyma daną fakturę w ten sposób, że będzie dostarczona dotychczasowo np. mailem, jak i w drodze KSeF i będzie ona miała taki sam numer.
Pozostałe elementy integracji z KSeF
Może także trafić się nam kontrahent, który sam nam wskaże, że odbiera już wszystkie albo dużą część faktur drogą KSeF i wtedy nie będziemy musieli wysyłać mu faktur poza KSeF jakąś dodatkową formą. Integracja z KSeF w postaci modułu w systemie księgowym obejmuje zatem kwestie takie jak przede wszystkim:
- zakup licencji na narzędzie,
- jego wdrożenie,
- mapowanie danych do struktury FA (2),
- ustalenie z kontrahentami: pola fakultatywne, załączniki, samofakturowanie, awarie,
- szkolenia użytkowników,
- testy, na środowisku test lub demo,
- produkcyjne wystawienie faktury – przed lipcem 2024, konieczność uzyskania zgody kontrahenta.
W związku z tym istnieją dwa podstawowe wyzwania dotyczące integracji z KSeF w postaci modułu w systemie księgowym. Po pierwsze, dotyczą one przelewów, identyfikatora płatności i numeru KSeF. Po drugie, dotyczą zaś tego, że KSeF nie weryfikuje duplikatów faktur. To, aby przeprowadzić testy w zakresie KSeF jest istotne o tyle, że wiele osób pamięta jak było np. z JPK albo innymi elektronicznymi usługami administracji państwowej. Wtedy w pierwszych dniach, tygodniach, miesiącach zwykle to kiepsko działa. Wiele osób zaczyna to robić na ostatnią chwilę, systemy te nie mają czasu się ,,wygrzać”, a systemy te nie są gotowe na tyle osób na ostatni moment i przestają działać, odmawiają działania. Może to być frustrujące, jeśli zaś to rozłoży się w czasie, to będzie nam łatwiej, przetestujemy wszystkie opcje i dzień 1 lipca będzie dla nas dniem jak co dzień. Różnica będzie taka, że już od tego dnia nie będziemy po prostu wysyłać żadnej faktury inną drogą.
Pojawiają się głosy – dlaczego mam już integrować się z KSeF teraz, skoro jest on cały czas zmieniany, udoskonalany, pojawiają się nowe rzeczy, była schema 1, jest schema 2, może będzie schema 3. Jeżeli zintegruję się teraz – na pewno będę miał dodatkową pracę z tym związaną, skoro coś się może zmienić? Pewnie tak, będzie dodatkowa praca, natomiast tej pracy nie będzie aż tak dużo, bowiem wiele będziemy mieli za sobą – wybór oprogramowania, jego sprawdzenie, testy, a pozostaną tylko nieduże zmiany i o wiele mniej pracy. Pozostanie tylko dostosowanie się do jakichś zmian, które wejdą w życie.
Zmiany mogą nastąpić także po 1 lipca, nie możemy wykluczyć, że takich zmian wcale nie będzie. Czy będę miał zatem jedną zmianę więcej czy mniej, to nie robi aż takiej różnicy jak to, że będę miał w komforcie czasu możliwość bez presji przygotować się do wielkiego wyzwania, jakim jest KSeF i wykorzystywać to, co już mogę na ten moment. Nie będzie już myślenia oraz presji dotyczącej tego, co będzie jeśli to nie zadziała i że 1 dnia obowiązkowego KSeF będę siedział w pracy 24 godziny, bo nie będę w stanie wystawić żadnej faktury.
Dla oprogramowania księgowego najczęściej dostawcy oferują moduły, które pozwalają w sposób transparentny połączyć się z KSeF i te informacje z KSeFu są pobierane i znajdują się w naszym programie. Tak jest w oprogramowaniach typu ERP, gdzie instalacja dodatkowego modułu ujawnia nam nowe funkcje. Oprócz tego, że mamy kokpit, gdzie widzimy operacje zrobione w KSeF, to w standardowych widokach nagle widzimy coś nowego. W fakturze zobaczymy bowiem numer KSeF dokumentu, które pobraliśmy z systemu albo do niego wysłaliśmy.
Rozpoczęcie komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur w Polsce jest wobec tego kluczowym krokiem dla firm, które chcą przesyłać faktury elektroniczne zgodnie z wymogami prawnymi i wymaga odpowiedniego przygotowania w tym zakresie już dzisiaj.
Przegląd dostępnych modułów KSeF można sprawdzić tutaj Technologia KSeF – moduły KSeF
